檔案采集子系統

    檔案采集管理子系統主要完成各種類型（包括：黨群工作類、行政管理類、規劃業務管理類、會計類、規劃審批類、規劃監察類、測繪類、特種載體類、設備類、基建類、科研項目、規劃設計成果類等共12種）檔案的著錄、掃描錄入數字化，并對此建立、匹配相應的索引信息，包括：檔案著錄、檔案掃描、檔案檢查和檔案歸檔4個主功能。其中檔案著錄包括：案卷著錄、件著錄和文件著錄。檔案采集子系統的功能結構圖如圖所示。

1 檔案著錄

（1）案卷著錄 案卷著錄是指把電子檔案文件對應的檔案資料信息按照檔案類別分門別類的輸入系統，然后建立檔案索引，完成案卷著錄。工程項目案卷級著錄如下圖所示。

    這里可以檢查案卷檔號的合法性，案卷錄入完成之后也可以對案卷信息進行修改、打印等。

（2）件著錄 件著錄主要是指黨務、會議、工作報告等類型的信息著錄，這一類的具體操作可以參考案卷著錄。

（3）文件著錄 文件著錄前一般要先查詢選擇要著錄的文件所屬的檔案。查詢檔案前先選擇是“按卷查詢”還是“按件查詢”。文件著錄主要功能：文件信息的著錄、選擇已接收的文件、文件信息的修改和打印卷內目錄。

2 檔案掃描

調用掃描錄入組件，通過掃描的方式采集電子影像，一次采集一份案卷/件的電子影像。具體操作是在經查詢后所得的列表中，選中要掃描的檔案，進入該檔案文件列表界面，選中其中一個文件，進入該文件掃描界面。

3 檔案檢查

檔案檢查模塊用于影像質量的檢查，可讓操作員查看影像是否清晰、是否殘缺、放置是否端正以及是否缺頁，必要時也可以進行任意角度旋轉、去黑邊和污點的處理。對于無法通過處理達到效果的影像可以進行重掃、補掃和刪除。

4 檔案歸檔

（1）案卷歸檔

將已經全部通過檢查的案卷進行歸檔處理。歸檔后的檔案不能進行索引修改、影像修改，只能進行查詢。如果歸檔后還需修改則先做未歸檔處理。

（2）件歸檔

將已經全部通過檢查的件進行歸檔處理。歸檔后的件不能進行索引修改、影像修改，只能進行查詢。如果歸檔后還需修改則先做未歸檔處理。

件歸檔時需根據年度信息、保管期限和起始件號，自動生成件號，在檔案列表列出所有該年度和該保管期限的件，生成與件號對應的檔號，并歸檔。如圖所示。

5.2檔案利用子系統

    檔案利用子系統是對檔案資源提供利用服務的功能模塊，要求能夠滿足對不同用戶群、多種利用方式的檔案利用服務的需求。要求提供強大的、快速有效的查詢方式并提供各種行之有效的查詢、利用、借閱、計費、反饋情況、統計分析等功能。功能結構圖如下所示。

1 面向一般檔案利用人員

（1）檔案查詢 本系統提供了三種查詢方式：案卷查詢、件查詢和文件查詢?！?strong>案卷查詢】

根據案卷的檔號、案卷題名、項目編號、項目名稱、建設單位等條件組合進行模糊查詢?？梢栽谝粋€或者多個輸入框中輸入字段信息，即可查到符合條件的檔案。

【件查詢】

    選擇件查詢方式，通過件題名、件號或者年度進行組合查詢。

【文件查詢】

    文件查詢參照【案卷查詢】。

（2）統計分析

    檔案統計功能是幫助檔案管理員來了解檔案中某種分類下檔案的數量如：‘2000年文書檔案共有多少卷’、‘文書檔案各個保管期限各有多少件’等。檔案統計功能窗口。如下圖所示。

l  新建統計方案  按照需求新建需要的統計方案

l  選擇需要統計的檔案類型 選擇需要統計的檔案類型

l  選擇分類字段  選擇統計數據按照哪個字段分類

l  選擇統計字段  選擇按照哪個字段進行統計，即運算方式

l  檢索數據  從選的檔案類型中選擇需要統計的數據

l  出統計表和統計圖  系統按照設定的統計項及數據范圍自動出統計報表及統計圖

（3）反饋登記

用戶反饋登記即互動性，是指檔案網站通過設立公告欄、用戶發言欄、提供網站管理員郵箱等手段，收集檔案用戶的反饋意見，征詢社會各界對檔案館服務工作的建議，并答復用戶的提問。

2 面向檔案管理員

（1）借閱管理

該菜單包括：新建申請、未辦任務、已辦任務和所有任務。

主要功能：是用戶借閱外單位或本單位檔案時的借閱流程，包括【借閱申請】、【借閱登記】、【登記審核】、【借閱歸還】、【歸還審核】、【借閱反饋】、【借閱收費】等處理環節。各環節說明如下：

【借閱申請】：一般檔案利用人員查看某一檔案時，必須先啟動借閱申請任務，填寫借閱申請單，將此借閱申請提交給檔案管理人員審核。

【借閱登記】：檔案管理人員對一般檔案利用者提交上來的借閱申請進行借閱登記。

【登記審核】：檔案管理審核人對已經過借閱登記的申請進行審核，并填寫出庫意見，以決定利用者是否有權限查看所申請的相應檔案。

【借閱歸還】：檔案管理人員對歸還的檔案進行校對，以免有檔案的遺漏等。

【歸還審核】：檔案管理領導對已經過借閱歸還初審的歸還檔案進行再次審核，并填寫入庫意見，以決定歸還的檔案是否可以入庫。

【借閱反饋】：當檔案利用者借閱完畢后，檔案管理人員根據利用者反饋意見，進行填寫利用效果反饋。

【借閱收費】：根據收費定義，在審核單上將自動計算出標準收費，檔案管理人員可以填寫此次借閱檔案的實收金額，用以收取借閱費用。

（2）鑒定管理

    鑒定管理是根據檔案保管期限，對到期的檔案進行鑒定，判斷其價值。鑒定管理主要功能：檔案文件鑒定和檔案鑒定統計。

（3）銷毀管理

    銷毀管理是根據檔案的鑒定結果，對無繼續保存價值的檔案進行銷毀操作。銷毀管理主要功能：檔案文件銷毀和檔案銷毀統計。

（4）編研管理

    編研管理是利用現有的檔案資料，編寫編研文檔，現有的編研文檔有：大事記、組織機構沿革、基礎數字匯編、會議簡介。編研管理主要功能：編研信息的增加、修改和刪除。編研信息的修改和刪除是要經查詢后才可操作。

（5）變更管理

變更管理主要是對檔案提供一種復制功能，一份檔案在出現變更后會形成新的版本，老版本也同時保存。即對變更的檔案信息進行填寫保存。

5.3 檔案管理子系統

檔案管理子系統主要是對系統進行一些日常管理，包括：日志管理、用戶權限管理、電子表單管理和元數據管理4個主功能。其中日志管理包括：系統運行日志管理和用戶操作日志管理；用戶權限管理包括：用戶管理和組織管理；電子表單管理包括：表單定義管理和字段定義管理；元數據管理包括：元數據定義管理。系統功能結構圖如下所示。

1 日志管理

（1）系統運行日志管理

    主要是對系統在運行過程中產生的日志進行管理，包括系統啟動、關閉的日志；系統出現錯誤時產生的日志等，以便以后查詢。

（2）用戶操作日志管理

    主要是對用戶在登錄系統的一系列操作進行記錄，并寫入日志。

2 用戶權限管理

（1）用戶管理

用戶管理的功能：用戶的新增、用戶信息的查詢、修改和刪除、用戶權限的管理。

n  用戶新增 用戶新增就是注冊用戶的過程。即在用戶管理界面中，選擇用戶所屬組織，填寫用戶信息。

n  用戶信息查詢 通過用戶基本信息，如賬號、姓名、電子郵件、部門等組合查詢，可查看用戶的詳細信息。

n  用戶修改和刪除 選中某一用戶，進行刪除。

n  用戶權限的管理 在用戶權限管理界面中，可以對用戶的基本信息進行修改，也可以對用戶的功能權限和數據權限進行添加和移除。

（2）組織管理

組織管理的功能：組織的新增、組織信息的查詢、修改和刪除。其具體操作和用戶管理一致。只是組織管理是針對組織檔案室而言。