喜仕達科技會議預定管理及會務信息發布系統

智能會務管理系統概述

信息化時代的今天，企業經營和管理趨于信息化和網絡化，加上國內國際企業的快速發展、集團化的步伐加快，預示著傳統的會議室預定管理需要改變。宣德信息會議室預定系統可以幫助企業規范化電子化管理會議室資源，提高了會議室的使用率，節省會議組織者的時間，使企業的管理水平上一個臺階。

簡要功能概述：

1) 網上查詢、預定、審批：方便快捷，無論何時何地都可輕松實現。

    微信查詢、預定、審批，微信會議計時計費支付。

2) 自動通知：在線預定或取消，通過郵件或內部系統自動通知相關人員。

3) 圖表顯示：會議室的空閑/被預定時段一目了然，對會議室資源了如指掌，遠離沖突。

4) 智能的系統接口：可與客戶現有的辦公管理系統、門禁系統或其它信息系統進行無縫地結合，使企業的

信息資源得到統一、充分的共享與使用。

5) 獨立發布各類信息：每個會議室門口的液晶屏，不僅獨立顯示本會議室會議信息，更可獨立、自由發布

企業其他資訊，支持文字、圖片和視頻等各種文本格式。

6) 會務服務管理：支持會前設備、服務預定以及會議進程中的服務呼叫等個性功能。

2、預訂系統

會議室預訂系統采用B/S架構，通過瀏覽器進行操作；會議室預訂系統即可以是一個獨立運行的管理系統，又可以嵌入到公司原有的OA系統中作為一個模塊。

實現的功能為:維護會議室資源、查詢會議室預定信息、會議室預定/取消、會議室預定審批和會議室使用情況統計。

1）會議室預訂申請

首先，在申請預訂會議室時，可以通過多種組合條件（如會議室大小、所在位置、會議室資源等）篩選來精確定位目標會議室并查看會議室的預定情況。系統采用表格和色塊來表示當前會議室的預訂情況。點擊已預訂的色塊，可查看預訂人、預訂時間、會議主題等信息; 點擊某個未預訂色塊，可直接進入該時段的申請預訂頁面?？刹樵儽救说纳暾垰v史信息，包括申請的狀態、流程等對自己提交的申請，可進行撤銷、修改操作。會議室預訂既支持某個時間點的預訂，又支持將一段時期內所有某個特定時間點的都預訂。

2）會議室審批

本系統如果集成在當前的協同辦公系統中，具體方式與目前的協同審批完全相同；如果是獨立于協同辦公系統的，則支持二級審批。預訂申請提交后，系統將自動匹配該會議室所對應的審批級別并建立申請流程，流程審批完成后，系統將認定該申請已成功。

會議管理員可以查看到會議室預訂申請待審核列表，可修改該會議申請里的內容，如果不允許通過，則填寫審核意見，點擊“會議退回”；允許通過， 則直接點擊“發布會議”，發布后該會議進入已審核狀態，

如下圖：

3）會議室信息維護

維護各種會議資源和會議類型，定義會議審批流程。維護經常列席會議的外部單位/人員。 會議資源可以在預訂會議室時進行申請，例如席卡、礦泉水。審批流程與會議類型相對應，用戶預訂的會議提交后，系統可根據會議類型自動發起相應。

4）會議郵件通知

如果系統為獨立運行的方式，系統會集成Outlook的郵件功能，采用郵件通知（預定、修改、取消的系統動作都將以郵件的方式通知相關人員）。

如果系統集成在協同辦公系統中，將采用信息通知的方式。系統根據會議開始時間和設定的提前提醒時間，進行提醒該會議參與人員。

5）會議服務呼叫

為了保證會議順利圓滿的召開，以及提高與會人員的滿意度，系統可以采集和顯示當前會議狀態，并可以開放相關功能模塊給后勤服務人員，使服務人員能及時響應會議的各種服務性需求。目前可以提供的會議狀態有：安靜、茶水服務、設備服務、清掃中。

6）查看和處理會議相關事項

會議室申請預訂時可以指定會議記錄人作會議紀要并發送給所有與會人員，可以與門禁系統相連使系統自動記錄和顯示會議簽到情況。

7）會議室使用情況統計

可統計個人的申請歷史信息，可統計各種會議資源的使用情況和各種會議類型的分布情況。可以根據客戶實際需求定制各種相關統計報表。

3、顯示系統

會議室顯示系統，作為公司直接面向員工和客戶的一面窗口，基本功能包括顯示、通知、監控等，具有向員工和外界發布信息，引導與會人員準時參與會議，通知服務人員及時響應會議服務需求等基本功能。除此之外，顯示系統還具備控制多塊顯示屏分屏顯示和合并顯示等高級功能。

該子系統主要由模板設計器、信息發布引擎、顯示設備客戶端三部分組成。

模板設計器

一個“所見即所得”的可視化模板設計界面，能夠設計、定制豐富的顯示信息。通過模板設計器可以定制各種信息顯示模板。

信息發布引擎

作為整個信息顯示系統的核心，負責完成數據庫存取、顯示內容自動打包、數據庫信息后臺維護、響應客戶端讀取請求等主要功能。

顯示客戶端

主要包括云端計算機及液晶屏兩大部分，為了顯示需要，云終端在較高的位置上安裝。顯示客戶端具有安全性高、能耗低、維護簡單、高可管理性、綜合運營成本低等多種優點。

1）會議室信息顯示

每個會議門前的液晶屏顯示當天會議室的預訂情況；提示當前時間及會議室狀態；若當前會議室正在使用，提示會議結束時間。無會議召開時，可播放企業圖片或視頻文件。