制造企業文檔管理常見問題？ 1、技術資料延續和保密： ●??文件都保存在各部門員工電腦，主要人員離職后，造成機密資料丟失與外泄，資料安全得不到保障，資料也缺乏延續性； ●??ISO文件和技術圖紙隨意復印和傳遞，核心技術資料保密困難； ●??員工隨意打印公司重要文件，無任何技術管理手段，給數據安全帶來重大的安全隱患； ●??硬盤損壞或病毒感染，造成文件資料丟失； ●??員工可以不經過公司相關領導審批，將內部重要文件外發給客戶； ●??員工出差時無法對承載著公司大量重要數據的筆記本防止可能泄密； ●??員工外的計算機可以隨意接入公司內網，造成數據泄密無法有效追蹤其源頭。 2、文檔管理直間接成本浪費： ●??采用傳統的紙質管理，大幅印刷、復印、打印，紙張成本很高，浪費嚴重； ●??ISO文件制定、修改和審核采用傳統紙質管理，紙質成本高，打印復印耗材成本高； ●??ISO質量體系文件的建立、變更，必須由相關人員來辦理文檔的審核與分發，有時需要多人共同審核，費時費力，辦理周期長， 審核效率低； ●??技術圖紙預覽不方便，想查看內容時要逐個打開圖紙文件，有的大型文件打開速度緩慢，浪費工作時間； ●??文檔資料修訂管理不規范，各種版本混淆，造成大量浪費； ●??聯絡單滿天飛，文職人員跑部門簽核耗時長，遇到簽核人員不在辦公室又重復跑幾次才簽到，等待成本高； ●??因管理不善導致紙質文檔丟失，簽核記錄隨之消失，內耗大。 解決方案—易捷EDM文檔管理系統 文件集中存儲 搭建海量文檔、數字資產（CAD、ProEngineer、Unigraphics、SolidWorks圖紙、Office文件）集中存儲的平臺，公司領導及員工可以實現跨地區地查詢重要信息文件，實現資源共享，提高工作效率。 樹形目錄結構分類管理、權限機制完善、提供關聯及鎖定保護功能 文檔不再是一個信息孤島，按項目對文檔進行歸類，支持為不同部門的不同人員設置靈活的權限，文檔使用的安全，同時支持鎖定文檔安全和通過編碼實現文檔間的相互關聯，方便查看，節約查找所需時間。 數據安全無憂 1、安全備份功能，支持自動備份數據庫和完整數據備份兩種方式。 當文檔或硬盤因人員誤操作或病毒感染等原因導致破壞時，可以利用完整備份的數據在時間進行恢復，充分內部核心數據的完整和安全。 2、文件資料和技術資料保密功能，根據公司需求設定各級操作人員權限，一般人員僅有瀏覽文件權限，無修訂、刪除和拷貝權限；? 3、系統中操作痕跡自動保存。 加快審批流程運轉 易捷EDM文檔管理系統制造行業解決方案可以快速處理解決審批簽核過程中的加簽、退回等要求，簽核審批業務通過郵件自動提醒，節點人員通過工號登錄系統即可快速處理相關事項，人找人轉為事找人，提升效率。 文檔掃描 易捷EDM文檔管理系統協同文檔管理系統實現與各種掃描儀的無縫集成，優化掃描速度，可掃描各種大小和類型的紙張、卡片。掃描后會將紙檔轉換為組織有序的電子化的圖片或者多頁PDF文檔保存下來，方便查找、使用和共享。 即時消息提醒 系統支持即時消息、郵件的發送，根據需要會以不同形式將信息通知到各部門及人員，避免了因消息傳播不到位而造成的工作疏漏，為企業減少了不必要的損失。 支持搜索，快速定位 支持根據文檔標題、作者、類型及內容中的字、詞、句、正文、文件名/后綴、創建者、編號、屬性、創建時間、更新時間、目錄等多種方式進行快速搜索，解決了生產資料查找難的問題。 CAD圖紙預覽 支持制造業中的CAD以及其他工程文檔（如：ProEngineer、Unigraphics、SolidWorks）和Office文件的預覽更新，并且能增加關鍵字摘要，便于在海量資料中快速搜索。